新手外贸业务员和老外做生意的注意事项

技术文章 litterfat 8年前 (2016-03-26) 7025次浏览 已收录 扫描二维码

新手外贸业务员和老外做生意的注意事项。转载

新手看看不错,实操经验之谈。

作者: 天阆之羽

1.如何写开发信

经常有朋友会问到如何写开发信.这个除了开头称呼之外,其实没有个固定的格式的.不要依照本人经验.1).首先开发信不宜长篇大论,经常接到同行发来的发开信,绝大部分都写了满满一大版,而且内容格式都基本一致,都是: DEAR SIR,This is Sb. from Some comapany, I am the sales/manager. We are a plastic leading company in XXX, China, we are close to Hongkong etc……. 客套一翻后再写正文.这样的邮件可能收件人有耐心读完的机率要小很多.其实换位思考一下就可以明白了,我们工作时间内都很忙,更何况欧美人? 欧美人更具有时间观念,他们力求在 8 个小时内将该做的事做完,8 个小时外就关机下班乐呵去了.谁有空读你的长篇大论? 而且他们不喜欢客套,他们大多数人做事情的风格就是直来直去,直奔主题.所以,开发信应该写得言简意赅就行了. 2).一个抓人眼球的 SUBJECT 也很重要,这直接关系着收件人会不会打开这封邮件.所以,你可以变着法的换吸引人的主题. 有的时候即使有误导的倾向也无所谓的. 3).必要时在邮件中粘上具有代表性的产品图片. 这个也很为你的邮件加分的. 不过初次发信最好不要加附件,因为对方服务器可能会进行过滤. 好像欧美国家都很反感中国的“垃圾邮件”,呵呵…就是咋们这群人干的. 我有个客户跟我说他平均 1 天收到一封从中国来的邮件都是想跟他合作的.所以得想办法让你的邮件从芸芸众生中脱颖而出. 4).多准备些模版,轮着发. 5).记得一定要留下有效的联系方式.我看很多同行留的联系方式比邮件内容还多. SKYPE/MSN/EMAIL/TEL/FAX/CELL/WEBSITE/ADDRESS/有的甚至连 QQ 也加上去了. 本人愚见,留了太多的即时通讯方式可能并不是件很好的事,如果对方吃你这一套那算你走运.如果对方熟悉中国 SOHO 这样的开发信就直接请进回收箱了.其实只要 EMAIL 和电话不出乱子一般沟通都没问题. 不过只要有机会跟他们瞎扯增进感情也是不错的选择.这个因人而异.

6).留下的网址必须是有效的. 如果对方真的读了你的信而对你的产品有意向,那么对方很大程度上要进你的公司网站看. 如果网站打不开或怎么的,估计那收信人对回你的机率很小. 7).对于很看好的潜在客户,要有的放矢,邮件内容要单独写,不要用那种公共格式.

2.如何有效的 发 开发信

只写好了邮件不行,还得要有发信的技巧.我的经验是. 1).多注册些邮箱,包括在欧美国家的网站注册一些邮箱. 因为他们排斥中国的服务器来的邮件,但他们对自己国家的服务器总看得没那么严的. 2).多个邮箱轮着发,每天有计划的发送一定数量.不要一个邮箱一天飞几百封出去,可能很快你的邮箱就会被反垃圾邮件联盟给封掉,到时你只能收不能发了. 3).有间歇性的发,你可以同时打开 N 个邮件,几分钟一封几分钟一封这样发.不要这个邮箱飚完了再飚另外的.这样也导致容易被发现. 4).对你的收件人作整理和标识,不要让同一个收件人在短时间内多次收到你的来信. 如果对方正忙着,让你碰上钉子骂你都有可能的.一般 10 天或半个月轮一次就差不多了. 5).如果实在觉得邮件不够用,对于那些劣质潜在资源,可以用密送的方式也未必不可的.毕意你的目的只是要更多的人看到你的邮件. 6).优质客户资源,邮件要有的放矢.吸引客人注意. 7).可能很多人都被老外骂过,叫不要发些垃圾给他们.这种收件人你一定得去掉,不要再发了,免得找骂.看情况有的可以回复一下,跟他/她说不好意思,用礼貌去征服客人是最好的方式,大多数人都吃这一套.如果他言辞有侮辱国人尊严,你也可以大方大气量的回复他,让他为自己的言行感到脸红.我的开发信曾经飘到一个美国人的邮箱里,他由于对中国的一些偏见回复我说,他说中国的一些工厂老板给工人很底的工资还要加班,工作环境还有毒.他即使花很高价钱在美国做项目也不会把订单发到中国去做,他说他讨厌中国,讨厌我发邮件给他.这个家伙应该是看了一些关于中国工厂的新闻报道而产生了这样的片面看法. 我当时也很想骂他,但想想了不对,我得顾及国人面子. 我给他回了一封邮件说,说他说的这咱情况也的确存在,并不是所有工厂都是那样的.我说不允许他骂中国,因为我是中国人,我爱中国的感情是跟他爱美国的感情是一样的.就这样打发了,感觉自己维护了国人颜面还占了上风,让他感觉到不好意思. 8).保护好你自己的工作邮箱,一般有了具体联系的客人都要将他引导到你的工作邮箱中来沟通.不然邮箱多了,人家发个邮件几天没人回可能也就没戏了.

3.报价单 注意事项,细节决定成败

如果有意向客户,那自然就过渡到了报价阶段.这是很重要的一环,不光是价格问题,一个简洁明了,清晰的报价单也是给客人留下良好印像的关键. 要知道,对于有那么一些客户,他们不光看的是价格. 1).发给客人的报价单 文件名称中最好有一个报价单的编号,还要将客户的项目名称包括在里面.这两点是关键. 如果字数充许,可以将自己公司或报价人的名字加去上. 自己按编号也好存档,不至于时间久了,报价单多了不好找的情况. 很多人发给客人的报价单名称就叫”SHEET 1″,“DOCUMENT”这样的名称,这给人的感觉就是你不专业,不可取. 2).发给客人的报价单 最好是采用 PDF 格式. 这个格式给人的感觉很正式,而且一般也不能被人修改.其实蛮多人不注重这个的,给客人发个 EXCEL 或 WORD 表格,连格式都没怎么调过,字体也不注重. 如果要打印客还要自己调格式,归整到一页中去. 如果换位思考是自己收到这样的报价单你会如何感觉呢. 3).在报价表中的醒目位置显示报价单的编号和有效期,编号是为了日后报价单多了好查找.有效期是为了避免太久的报价由于汇率问题好跟客人解释涨价用,这个外贸人都懂的. 4).在报价单中的每一个项目前放上产品图片,这个很为报价加分的.这个会给你感觉你很专业和细心,客人也一目了然. 我曾经做过一个客户,他来了一整套的产品图,包括 2D/3D 还有组装图.一整套的产品上涉及到的产品种类就多了,有塑胶的,硅胶的,五金片的,螺丝的.但客人并没有对每个部件编号,这样我就把每个产品的图片放在第一列.报价表做成 PDF 格式,清晰明了.实际上我对这个报价并没有报太大希望,因为涉及到的材料都跨几个行业的,人家报给我再加了利润,想想可能性应该不大,所以我也没怎么跟进.客户也没及时回复我什么.一段时间过后,有一天快下班的时候接到一个 HELLO 的电话,说了半天他就是这个客户了,他说他对我们感兴趣,说要打钱给我,叫我给帐号. 呵呵…还有这等事,把我乐的.但一整套的项目就这样接下来了,跨几个行业的材料他都从我这里买,我也跟他说过我对供塑胶,其它东西我得找别家做,他竟然没意见,对方还很大方的付了首期.后来想想我估计我的报价并不是最底的,但很全面,他要的东西我都报了.还有就是我的报价单很加分,这个是我感觉的到的.或许在我之前他可能碰到了很粗心的家伙,让他感觉到了原来还有做事这么细致的.做久了就知道原来这个客户他不是很看重价钱,他最看重的就是服务,质量还是其次的.5).报价单 可以准备一份很全面的统一格式,再根据不同客户的情况每次稍微做一些删减.就是避免把一些这个客户本来可以不用知道的问题抖出来了,惹得麻烦.这个要根据不同情况来定. 比如说出口模就最好将尺寸写上去,如果在自己这里生产就省了这一项.6).另外就是一些贸易条款/付款方式/是否含样品费等这些条款明确.不要等客人来问.

越是越发达的欧美地区,他们越注重文字方面的东西,而且他们的文件系统都做得比较完善,基本都能环环相扣. 一般都是先小人后君子的将所有条款先列出来确认.可能蛮多人都有这样的经验,一般欧美来的询价他们的资料都做的很全面,产品都有单独编号,什么材质,什么色,多少数量,什么测试要求这些基本都有,很多时候还是用专用的表格来呈现他们的要求.基本收到邮件后不需要再确认什么就可以直接报价. 一些稍落后地区来的询盘就不一样了,比较一下差别就出来了.

记住,细节是决定成败的关键因素之一.

4.如何处理客户的讨价还价

中国打开国门与外国人做生意已经三十多年了,不要以为所有的鬼佬都大方,都不会砍价.欧美国家来中国采购是因为中国做比在他们国内做便宜很多.一些欠发达地区(如拉美,中东,非洲等)的人来中国采购是因为他们的技术还达不到不得不从国外进口.而这些欠发达地区要从欧美进口,太贵!转向中国市场是最好的选择,无论什么产品技术上虽然可能不是太好但过得去.所以一些落后地区的采购商经常在报价后说价格太高了.我有一个阿根廷的朋友他说在他们当地的一些工厂眼里,一套模具基本就只值几百个美金,这在中国简直不可能的. 所以,很多时候客户会要求降价.另外别以为欧美人就不会砍价,其实上他们精得很.美国人跟中国人做生意已经 30 年了,他们最了解国人喜欢讨论还价,所以他们经常会砍价.其实这些砍价都是国人教会欧美人的.

呵呵…. 好像我分析得有些偏离了主题吧. 管它是哪里的客人,如果他找你砍价,你一定要给客人台阶下,这就是精髓.什么就是给客人台阶下呢?就是即使你这产品再少一点点就根本不赚钱了,也要像征性的少一点,这样会给客人一些成就感,会让他心里觉得占了便宜,舒服.其实上无论哪国人,人的本性都是差不多的,哪里都有爱占小便宜的人.这也是一种心里战术.可能蛮多人想如果我一个产品不赚钱那不等于失去了交易的意义.我可以这样认为,即使第一次没不赚到钱,但至少你赚到了一个客户在手上.实际上有那么 1-2 个优质的客户就足以改变一个人的命运.

我是有蛮多体会的,其中有一个典型的范例.我有一个客户我给他报价之后很久没什么回音.我就试着给客人打了一个电话,电话中我问到我的报价如何呢,他说我的报价 VERY VERY EXPENSIVE.(实际上我知道 是我自己撞上门去问人家价格如何的,那他就 100%的是故意说我的价格很高,但我总不能说我们价格已经很底了,不能少了,这样就断了自己的后路).我跟他说我的报价在我们当地来说是处在 REASONABLE PRICE LEVEL, BUT I WOULD LIKE TO RECHECK SEE IF ANY SPACE ON PRICE FOR YOU…SINCE IT’S OUR FIRST COOPERATION.挂断电话我没有很快答复他,隔了一天我给他重新做了一份报价表,我给他少了 USD200,其实上 USD200 对于我来说没有什么太大影响,对于客人来说实际上我肯定他也不缺少这 USD200. 但是,我让他心里舒服了,让他有了还价成功的成就感.一个项目就这么成交了,而且在项目开始前就一次性支付了 100%的货款.

当然,如果遇到那种已经很明显的感觉到对方是劣质客户,就是特别斤斤计较的那种客户,长痛不如短痛,不做也罢.我曾经碰到过一个 TURKEY 的模具进口商,他们一行来了 4 个人,看了工厂并认可了我们.最后坐在桌子边上谈项目价钱,实际上我们对他们这种当场就想确认价钱人的客户报价已经很优惠了.但他们砍价真是个厉害,经过几翻论战,最终他开出的目标价是总值 20 多万的 4-5 个项目我有毛利大约 1.8 万.其际上这等于没什么利润了,因为一个项目要前后跟几个月的. 但对方最后给出的条款是做 D/P,一点定金都不付.偶的个天,这个家伙的钱太难挖到手了.几个项目基本等于白干,还要我承担 D/P 的风险.这 20 多万的货要是做到中途鬼佬再要求降价,我的鼻子就得跟着他走.要是货走了,收不到货款,我跟他打国际官司去? 我哪有 20 多万一次性垫付给工厂? 再想对方跟我们也是第一次合作,一般人都会由小到大的跟工厂合作,这 20 多万就第一次就给我了?我掂量着对方也有可能另有目的.如果这船翻了,会给我带来毁灭性的后果.

我当时很肯定的回答到了客户,D/P 是不可能的.我们没有这个先例.不过我可以跟老板申请一下,看是否可以少收一些定金,但老板今天刚好不在,我可能最快要明天答复他.其实上我这么说是想让彼此坐在桌子边上谈得最终有个台阶下,我心里早已否定了这个客户.客人最后走的时候说他们最近还会在广州,如果要收订金他们可以像征性的给几百或者 1 千个 USD,我说好我跟老板说说看.

等客人走了,我就问那工厂的负责人他们要不要这做这种客户,因为客户不流外人田,反正我接到也是没钱赚,而且就算我想做也没有 20 多 W 来垫付,不如交给工厂做个人情也好,工厂一般抗风险能力强一些. 呵呵…… 这工厂也说不敢玩,太冒险了.那只有作罢了.

过了 1 天我答复客人了,说我们老板不同意这种交易方式,不好意思.就这样拒绝断这个客人了,为什么拒绝掉我上面也说过了,还有就是很想诚实做生意的客人又验过工厂的,一般不会太斤斤计较的.我不知道是不是错杀掉客个客户了,但我想如果他让我摔一跤的话,那将会是毁灭性的.

其际上哪种客户可以拒绝没有个定论,主要看沟通的其实情况.

5.客户来访 大方从容应对

蛮多客户在正式下单之前会来中国看工厂,看设备什么的,这个没什么奇怪的. 要提前与客户约好来访时间,一般主动问客人要不要派车去酒店接到工厂.在工厂陪同期间最好人不要太多了,一般自己和能搞定所有问题的工程师就足够了.人多嘴杂,容易有说漏的地方.回答客人的问题要肯定利索,是就是,不是就不是.看着客人的眼睛回答问题,眼神要自信和肯定,但不要透出高傲.一般客人到厂提的问题就那么些,可以提前想好答案.

一般初次来中国的客户可以准备一些小礼品.这个不是行贿,是必要的友情交流.彻记一般情况不要准备茶叶,因为送了茶叶就要连茶具一起送才像样.这样成本就很高了.另外,茶叶的出镜是有很多限制的,一般旅行自带出境每个人单次不能超过 500G.本来送礼品是件好事,但不要因为这个搞得客户在过关时被盘问什么的就不好了.我 2008 年给意大利客户寄过一次茶叶(那时不知道茶叶出口受限),大约是 1000G 的样子,结果出到香港海关被扣,要拿回来还要写信给香港海关说明原由.还得从香港再进口回来,最后只有认栽,送给海关的人喝了吧.

一般用专车将客户平安送回酒店,不要让客人自己出去打车什么的.与客户吃饭不要小气,且自己买单.虽然蛮多欧美来的客户他们喜欢 AA 制,但没有人能拒绝你的热情和周到.

无论是接机,送小礼品,还是吃饭买单.虽然当时花点小钱有点心疼还要装出很大方的样子,但这些钱一般情况都会很快从客户那里收回来的.毕竟专程来中国骗吃骗喝的是少数,也未必就会被我们碰到.

我在另外一篇文章中提到过我的一个客户的客户老头儿,他来中国我招待了他几天,送他走的在深圳福永新码头买船票时他遭遇码头只收 RMB 现金的尴尬.我很大方的掏了几百给他.他很是感激说记在他帐上,我笑着说会的,我会记在未来的项目帐上.之后的几个月,我这个客户的客户的项目给我创造了一个整柜的出货记录.当然不能说是几百块就起了什么关键作用,但是,至少自己给客人留下的印象是慷慨大方的,不吝啬的,让客人知道这样的人可以合作.

总之,不要给人小气巴巴的印象.做人做事还是大方点好.

6.不要 轻易 越过客户去联系客户的 客户

在中国大地,很多公司在知道了终端客户联系方式之后,就想方设法的试图越过客户而直接去联系客户的事情真的蛮多,这里指的不仅是外贸,还有很多国内贸易也是这样的.至少我听过的故事就不少.

这是一个道德与利益的较量.很多人往往会放弃道德而选择利益.包括我自己也在一些文章中说过在商言商,不要为所有的事给自己贴上道德标签,让道德绊住了自己的脚步.

如果你真的很想越过客户去联系终端客人,你先试着问自己几个问题,测试一下你有几成把握?不然偷鸡不成反蚀把米. 1).你对你的客户与客户的客户之间的关系了解多少? 2).你对你客户的客户公司了解多少?仅知道联系方式而已吗? 3).你与对方的联系人交过手吗?你有 8 成胜算他会吃你这一招吗?4).你的客户对是不是没有任何潜在价值了呢?……如果你自己提的问题自己的答案都是否定的,那么你还是乖乖的作好自己该做的事就行了. 其实我这一点做的比较好,在上面已经提过了,我带着客户的客户除了不谈价钱之外,其他事情都可以谈,我们三方都相互知道联系方式,但非工作我们没有别的联系.三方都很尊重这种协作关系,从未问及不该问的问题.

有几种情况是可以考虑与客户的客户直接合作的,1).你的客户已经被你做死掉了. 2).客户的客户主动示意希望与你直接合作,这个可怪不得你了. 3).你非常有把握终端客人一定会吃你这一招.

一般欧美人都能尊重三方合作关系,他们觉得这很正常的商业关系,大家都赚钱才是公平的.所以,很多欧美人很讨厌国人这种挖客户的做法,也可以称为商业小人吧.所以说在条件不成熟的情况下去挖客户的墙角,可能导致两个客户都会终止跟你合作.权衡利弊,还是眼光放长远些的好,自己也不至于背负良心的谴责.

在我创业之初,我的离岸公司的章还没拿到之前,我要收一个意大利朋友付给我的佣金.当时需要找到公司抬头来做份发票,还要盖个章(那个时候还不知道不盖章也能付款的.所以我找一个以前是同事,现在同样是 SOHO 的朋友帮忙.我以他的公司名义做份 INVOICE,然后叫他给我盖了章.款是打到我自己帐号了没问题.但过了一段时间,这个意大利客户问我知不知道 XXX 公司?而这个公司明明就是我那个 SOHO 朋友的.我问他怎么回事,客户转发了一封邮件给我.我一看,原来留下的电话,用的邮箱,名字都是我那朋友.原来这家伙是挖我客户去了.我想到原来是我在 INVOICE 上写的客户公司名称被我那朋友找到了.当时真的很生气,但我没出声,我跟意大利那客户很大气量了我那朋友的意图,我叫不要理他就行了.我那 SOHO 朋友我没有打电话去数落他的不对,我只是将客人转给我的邮件转发了一份给他,我在给他的邮件中开玩笑的说 下次见面我要收拾他.其实上也是明确告诉他,让他知道我的客户是不能随便挖得到的! 他可能是不好意思吧,从此之后,这个朋友就鲜有跟我联络过,我有时主动联系一下,日子久了也就失去联系了.

7.如何处理 要佣金 或 索要 礼品的客户

8.关于样品快递费,改模费,试模费等这类费用问题.

9.做得越久的客户越要防着点.

 

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